Welcome To HMS ITB
“ Bukan sekedar wadah berkembang, tapi sebagai rumah sentral pergerakan anggota dalam mencapai tujuan bersama.”
Tulisan ini dibuat di sekretariat HMS ITB lantai 1 yang beralamat di Jl. C ITB pada waktu kampus hanya diramaikan oleh aktivis KAT dan pejuang TA. Di malam yang amat dingin setelah hujan rintik yang tiada henti di Bandung sepanjang hari. Sekre malam ini lumayan ramai karena ditemani dengan wawancara sekolah Danlap dari Bis Anna, SI’14 selaku PJS MWA WM ITB di lantai 2 sekre. Mana yang lain? Ada Kadept RT dan Bos Erza SI’14 yang mengerjakan TA. Sisanya? ada di rumah nyaman mereka masing — masing.
Kupikir jarang muncul tulisan yang membahas tentang sekretariat himpunan/lembaga. Ya, yang ada hanya pembahasan tentang organisasi itu sendiri. Padahal menurutku sendiri sekre mempunyai peran yang sangat amat penting dari perjalanan organisasi itu sendiri, khususnya himpunan — himpunan di ITB. Tempat ini seakan memiliki ruh yang dapat menanamkan suatu motivasi tersendiri bagi anggota — anggota organisasinya untuk berkemahasiswaan. Dan dari tempat inilah organisasi memulai pergerakannya untuk mencapai tujuan mereka masing — masing.
Membahas mengenai sekre HMS tak bisa kulepaskan dari jargon yang kugaungkan selama masa pemilu raya HMS ITB. Ya, mungkin sedikit terngiang di telinga orang — orang ketika mendengar mengenai sebuah klausa #HMSkuRumahku. Gabungan 2 kata yang menandakan sebuah harapan untuk setiap anggotanya dapat sadar dan hadir dalam setiap momen perjuangan di HMS.Dan tak lupa menempatkan HMS sendiri sebagai pijakan mereka untuk bergerak ke depan. Dan hal apa yang paling dekat dengan goalini adalah sekretariat itu sendiri.
Sejarah dan kegunaan
Sekretariat HMS ITB dibangun sekitar tahun 1994. Awal mula sekre HMS dibangun hanya memiliki satu ruangan besar dan tanpa tingkat. Lalu melalui inisiatif dari anak — anak pada zaman kepengurusan Bos Oga HMS’92 akhirnya dibangunlah lantai 2 sekre, dengan membagi satu ruangan besar yang ada menjadi 2. Gedung — gedung di sipil memang memiliki ukuran tinggi — tinggi karena memang gaya khas bangunan peninggalan Belanda juga.
Tak jauh berbeda dengan zaman sekarang, fungsi ruang sekretariat HMS pada masa itu juga digunakan untuk tempat berkumpul dan berinteraksi. Selain itu juga ruang sekretariat ini dipakai untuk rapat pengurus HMS dan kumpul angkatan. Pada zaman — zaman itu bisa dibilang tidak ada tempat lain untuk berkumpul atau rapat selain sekre HMS.
Kini, sekretariat memang tak seramai zaman itu. Ada banyak factor yang mempengaruhi. Salah satunya kemudahan akses komunikasi melalui perkembangan teknologi. Sekarang sudah ada smartphone yang sudah mengakomodir banyak kebutuhan manusia, pun social media yang bisa digunakan untuk mengetahui keadaan dari suatu tempat tanpa harus hadir disana. Kebutuhan untuk berkumpul juga semakin berkurang. Selain karena kost — kostan merupakan tempat yang lebih nyaman untuk melakukan hal — hal produktif tanpa adanya gangguan (pada zaman ini hampir setia kost di bandung memiliki wi-fi). Dan jika dikaji lebih dalam, sebenarnya akan sangat banyak perbedaan antara zaman sekarang dan zaman dulu terkait kebutuhan berhimpun di sekretariat ini.
Peran Sekretariat vs perkembangan teknologi
Sebuah pemikiran pledoi muncul dariku akan pentingnya peran sekretariat HMS ITB baik untuk anggota dan untuk kemahasiswaan di ITB sendiri. Salah satu aspek yang dapat kita tinjau dari sejarah keberadaan dari HMS misalnya. Ya Ibarat bos Sukarno pernah mempopulerkan sebuah jargon Jas merah “jangan sekali2 merupakan sejarah”, begitu pun seharusnya HMS dan anggotanya. Namun, sangat disayangkan kenangan — kenangan HMS dari zaman dulu sangat susah untuk diakses oleh anggota — anggotanya zaman sekarang. Ditambah lagi pengarsipan di organisasi sebesar HMS sangat kurang dikelola sehingga jarang yang tahu bagaimana perkembangan HMS dari dulu hingga sekarang. Tapi, satu peninggalan yang masih utuh tak lekang waktu sampai saat ini adalah sekretariat HMS. Utuh dengan beberapa adaptasi ruang sesuai kebutuhan anggota. Dari hal ini, maka perlu jika valueyang yang ada semenjak bangunan ini berdiri bisa tetap hadir dan terjaga sampai saat ini.
Teringat aku akan pesan dari bos — bos Kahim terdahulu yang selalu menitipkan pesan “Jaga sekre ya jangan sampai sepi”. Kapanpun itu waktunya mau malam hari, weekend, bahkan hari libur nasional sekre sebagai rumah berhimpun harus selalu hidup. Namun, makna dari pesan Itu baru kusadari ketika keberjalananku sebagai Kahim. Lalu apa makna pesan tersebut? Bagiku Sekretariat HMS merupakan gerbang pergerakan utama dari himpunan ini. Sekrelah tempat anggota melakukan berbagai aktivitas mulai dari rapat hingga hiburan — hiburan receh yang mengendorkan stress di otak, bahkan bagi anggota yang sejatinya jarang ke sekre. Sekrelah tempat alumni berkunjung ketika mereka menepi ke ITB baik ketika sendiri, bersama teman — teman, maupun keluarga. Dan juga sekrelah tempat singgah pertama lembaga — lembaga baik HMJ, UKM, Kabinet, dll yang membutuhkan HMS.
Ada alasan dimana peran sekre tak bisa tergantikan oleh perkembangan teknologi. Sebagai sarana penyebaran informasi untuk anggota mungkin bisa terwadahi dengan keberadaan social media chatting yang bisa mengampu hal itu. Tapi kehidupan sekre yang masih harus tetap hidup kapanpun itu merupakan hal dasar yang harus dipahami anggotanya. Setiap orang masih berharap bahwa ketika dia berkunjung ke sana, akan ada orang yang menyambut setidaknya memenuhi kebutuhannya di sana. Atau ekstremnya aku membayangkan jikalau suatu malam ada anggota yang sedang butuh tempat untuk belajar, mengerjakan tugas — tugasnya, atau bahkan tidur, dimana saat jam malam ITB telah diberlakukan maka sekrelah tempat bernaung yang paling pas. Namun, ketika sekre dalam keadaan terkunci, aku tak yakin ada orang yang akan datang ke sana membuka pintunya dan menjadi penghuni di dalamnya sambil menanti kedatangan anggota — anggota lainnya.
Selain itu penting pula menjaga sekre tetap ramai apalagi malam hari. Dimana sekre HMS merupakan titik cahaya terakhir dari mahasiswa penjuru kampus yang lewat untuk pulang atau mengambil kendaraannya menuju parkiran sipil. HMS merupakan spot di penjuru barat kampus yang menjadi pilar cahaya kemahasiswaan di ujung barat. Ya walaupun ada Sekre KMKL yang merupakan tetangga sendiri. Namun sekre HMS lah cahaya yang dilihat pertama kali dari jauh. Jika sekre HMS sepi maka sepi sudah penjuru ujung barat kampus dari arah Aula Barat hingga parkiran sipil, sepi pula kemahasiswaan di kampus yang katanya penuh pergerakan ini. Posisi sekre HMS inilah sebagai pemantik obor kemahasiswaan di wilayah ujung barat yang harus dijaga oleh anggotanya
Satu hal lagi yang harus diketahui oleh anggotanya bahwa penurunan nilai yang paling efektif berasal dari sekre. HMS bukanlah sebuah organisasi layaknya unit ekstrakulikuler, yang ketika ganti tahta kepemimpinan maka ganti pula haluan organisasinya. HMS merupakan kumpulan perjalanan sejarah panjang. Dan nilai — nilai luhur harus tetap ada dan harus dijaga keberadaanya. Nilai — nilai inilah yang hanya bisa diturunkan lewat cerita langsung dari saksi sejarahnya, atau lewat diskusi 2 arah dengan sesame anggoanya. Hal ini tidak bisa diampu oleh sebuah media sosial, karena kekuatan emosional ketika bercerita lah yang menjadi landasan kuat mengapa media social bukan jalur yang tepat.
Sekretariat sebagai ruang publik dan diskusi.
Kondisi di atas semakin menggerus peran sekretariat sebagai ruang publik dan mematikan spot — spot diskusi yang dapat menciptakan sebuah ilmu dan pengetahuan baru. Terkait ruang publik, frasa ini sangat popular apalagi beberapa kota di Indonesia yang gencar menciptakannya, salah satu yang paling kelihatan yaitu kota Bandung tempatku berkuliah.
Ruang publik yang dimaksud secara umum pada sebuah kota, menurut Project for Public Spaces in New York tahun 1984, adalah bentuk ruang yang digunakan manusia secara bersama-sama berupa jalan, pedestrian, taman-taman, plaza, fasilitas transportasi umum (halte) dan museum. Itu pengertian formalitasnya, tapi aku lebih suka mengutip pengertian dari bapak teori ruang publik, Habernas. Ruang Publik yang diidealkan oleh Habermas kiranya adalah ruang dimana setiap masalah bisa dikomunikasikan tanpa kendala, bukan dimana segalanya boleh dilakukan begitu saja. komunikasi yang terbentuk adalah bentuk komunikasi demokratis, timbal-balik dan tiap-tiap pihak bisa menerimanya dengan baik tanpa dominasi.
Ya Ruang publik inilah salah satu hal yang kupikirkan dari dulu sampai sekarang. Salah satu yang menjadi target pribadiku dalam kepengurusan kali ini adalah menciptakan ruang publik terutama di sekretariat HMS ITB. Dari ruang publik inilah aku berharap dapat memunculkan ruang — ruang diskusi yang dapat menghasilkan sebuah manfaat bagi anggota — anggotanya . Sebuah ruang terbuka dengan pemikiran dan pendapat yang bebas dari setiap individu yang terlibat. Dimana setiap orang berdiskusi dengan nyaman dan membahas hal yang konkret dan cemerlang.
Hal ini sangat berbenturan dengan terhadap minimnya ruang publik yang ada di lingkungan HMS sehingga menimbulkan minimnya keramaian yang ada . Padahal banyak hal — hal yang bisa dimanfaatkan sebagai sarana ruang publik di sekretariat ini. Mulai dari meja om dan meja hitam di luar. Area tenis meja sebagai sarana bermain anggotanya. Bahkan pilar — pilar pun potensial di sekre untuk dijadikan spot informasi. Sekre kami memiliki 6 pilar yang sangat bisa dimafaatkan untuk anggotanya berkreasi. Bergeser ke arah dalam, mungkin perlu juga suasana baru dalam hal penataan barang — barang seperti papan tulis, tv, dan Kasur. Belum lagi loker — loker yang ada di dalam seperti loker departemen, loker pribadi, loker inventaris barang. Rak sepatu, papan informasi, dan barang — barang lain pun harus dimanfaatkan secara kreatif bagi anggotanya. Wilayah manggo juga jadi bagian penting untuk di renovasi. Belum lagi jika beralih ke lantai 2 yang memiliki wilayah nyaman. Satu lagi, yaitu ada workshop dan berbagai hal lain yang menurutku jadi potensial untuk diurus oleh anggotanya.
Masalah yang terjadi adalah generasi sekarang yang tidak sadar akan potensi — potensi dari sebuah sekretarat dan barang — barang di dalamnya. Hal ini merupakan salah satu wabah yang buruk tapi hal ini sangat bisa diatasi dengan menyadarkan kembali anggotanya terkait peran dan potensi sebuah sekretariat. Mungkin masalah besarnya adalah sekre sekarang tidak bisa memenuhi kebutuhan dari setiap individu yang ada. Semisal anggota butuh tempat belajar bebas, sekre mungkin tidak bisa mengakomodir, sehingga mereka harus pergi ke luar untuk memenuhi kebutuhannya. Harusnya secara ideal sekre dapat menjadi tempat pemenuhan kebutuhan anggotanya dan rumah berkemahsiswaan yang aman dan nyaman.
Sebuah Angan buat rumah kita.
Banyak diskusi yang sudah dilakukan sebelumnya terkait pengembangan sekretariat sendiri. Bahkan aku sendiri sudah sempat berdiskusi dengan anak — anak dari jurusan desain interior ITB terkait kegelisahanku ini. Selanjutnya pertanyaan yang muncul adalah mau dibawa kemana fungsi sekre ini. Mencoba mengintisarikan dari 3 misi yang kubawa pada tahun kepengurusan ini.
1. #HMSReborn, Upaya merekonstruksi ulang HMS ITB menjadi sebuah wadah yang terintegrasi dalam upaya penjaminan kebutuhan dan profil anggota dalam ranah kekeluargaan.
Ada 2 kata yang perlu digaris bawahi yaitu penjaminan kebutuhan dan profil anggota. Dan sekretariat lah sebagai tools untuk bisa mendapatkan penjaminan kebutuhan dan juga pemenuhan profil anggota. Dengan sekre yang mendukung keberjalanan itu, maka tugas departmen sedikit diringankan. Walau sebenarnya memang sekretariat adalah sebuah fasilitas, tapi dari fasilitas inilah nantinya akan tercapainya tujuan bersama. Lalu sekarang apa saja kebutuhan anggota dan profil anggota yang dapat dipenuhi. Kebutuhan sendiri ada di GBHP sebagai landasan dasar dalam merancang sesuatu. Berikut intisari dari kebutuhan GBHP yang ada dan dapat diwadahi sekre sebagai wadah berkarya anggotanya.
A. Mewadahi minat dan potensi serta terkait komunitas yang ada di HMS. Komunitas di HMS pun banyak mulai dari minat olahraga hingga keprofesian. Dan ini diintisarikan dalam audiensi departemen Mipot
B. Iteraksi yang baik yang menyebabkan dan meningkatkan kekeluargaan pada tingkat kenal.
C. Pengembangan keprofesian di sekre. Seharusnya sekre bisa mewadahi ini, dengan pemantik isu — isu keprofesian di sekre. Hal ini bisa jadi suatu hal yang mendukung tercapainya pengembangan keprofesian.
D. Undangan dari eksternal dan pengabdian masyarakat (sense of crisis).
Sebenarnya bisa dipantik beberapa informasi baik keprofesian itu di dinding tempelan informasi agar orang — orang tahu progress dan kabar terbaru. Baik itu info keprofesian, pengmas, eksternal ataupun proker — proker lain. Hal ini bisa diakomodir dengan mengadakan papan info dan dengan pemasangan info yang baik pula.
E. SOP sekre sebagai pengawasan , kabar tentang proker (Countdown), transparasi RAB, info — info tentang HMS.
F. Kaderisasi. Profil kaderisasi ini kebanyakan tentang mengetahui arah gerak HMS. Kalau dulu sempet di ITS mereka menerapkan metode propaganda AD/ART nah untuk ini bisa dengan menempelkan hal2 berbau propaganda BP sendiri agar bisa menularkan ide secara efektif. Profil ada di profil kaderisasi yang mau di terapkan dan profil dari cita2 bersama, entah Kahim atau massa. Sebagai visi dari Kahim sebagai contributor nyata bangsa sudah seharusnya sekrerariat mendukung ini. (Wall untuk pengmas, eksternal, dan keprofesian).
2. #Explore HMS, Mengoptimalkan wahana eksplorasi kepada anggota HMS ITB
untuk dapat berkembang dan berkarya sesuai dengan minat dan potensi. Dalam pengaplikasiannya pada ruang publik ini definisi berkembang dan berkarya sejauh untuk memantik mereka
Sedangkan minat dan potensi anak — anak sesuai intisari dari kuisoner departemen Mipot adalah olahraga bersama, lomba, grup berisi minat sama, perform, berkegiatan di sekre, latihan serius. Beberapa hal bisa dilakukan anggotanya di lingkungan HMS seperti main musik dan menonton film di sekre, bulutangkis di depan sekre, basket dan volley di lapangan ccbar, bahkan futsal di lapangan BSC A dengan syarat ada gawang kecil. Hobi hobi seperti fotografi, desain, menulis, hiking, bisa terwadahi jika ditempel di dinding mading HMS. Dinding ini sebenarnya tidak sekedar mewadahi hobi — hobi di atas. Hal — hal seperti info akademik, social pengmas, keprofesian pun bisa diwadahi disini. Dan itupun masih ada wadah lainnya yang masih kosong seperti 6 mading kecil, 1 mading besar, 1 etalase ga kepakai, dan etalase organongram. Intinya banyak tempat yang potensial dijadikan wahana oleh anggota — anggota, pun karena wilayah kita sebenarnya seluas itu untuk mewujudkannya.
3. #HMSku Rumahku, Merintis HMS sebagai rumah sentral pergerakan anggotanya dalam upaya meningkatkan rasa kepemilikan terhadap HMS ITB. Definisi rumah sentral sederhanannya adalah semua gerakan di HMS mengakar dan dimulai dari sana. Contoh seperti forum, rapat, dan bahasan — bahasan lainnya yang menimbulkan dampak entah kini maupun nanti.
Saran dan perbaikan
Jadi bagaimana untuk bisa mencapai tujuan itu? Pertama kali yang dapat dilakukan jelas harus membuat sekre harus nyaman. Hal ini tidak bisa hanya dengan pemikiran sendiri ataupun hanya beberapa tim saja. Analisis kondisi juga harus dilakukan secara kompleks dengan mendata kenapa orang malas dan tidak memilih sekre sebagai tempat berkegiatan mereka. Beberapa metode yang efektif adalah wawancara dan kuisoner. Wawancara menghasilkan sebuah pendapat dan saran yang komprehensif serta dapat diuji kebenarannya. Wawancara dengan ebrbagai angkatan karena pandangan setiap angkatan terhadap kebutuhan di sekre memiliki kencenderungan yang tidak sama. Saran dari beberapa DRT zaman dulu pun menjadi inputan penting karena penurunan nilai merupakan suatu hal yang sangat membantu dalam perbaikan sekretariat ini. Metode kuisoner dapat dilakukan lebih ringan namun dengan hasil yang harus melampaui batas valid. Sebarkan kuisoner terkait kebutuhan mereka untuk suatu fasilitas di HMS, baik itu kebutuhan barang , atau tempat seperti SL atau workshop.
Ketika metode analisis kondisi di atas telah mendapatkan sebuah hasil yang cukup dijadikan pegangan. Maka bisa ditambahkan beberapa hal terkait gerakan lain. Contoh berkunjung ke himpunan dan diskusi dengan yang lain — lain dan cari referensi tentang sekre yang bagus. Beberapa saran yang dapat dilakukan untuk memperbaiki ruang publik di HMS disini adalah :
1. Dinding karya HMS.
a. Fotografi, hiking, kegiatan2 HMS, info akademik,
2. Olahraga sekitar sekre.
a. Bultang, futsal (gawang kecil), tenis meja, basket voli (lap itb). Gudang Alat olahraga -> workshop
3. Hiburan
a. Music, game, film
4. Etalase, (ruang publik)
a. Buku r32, tulisan2, info2 keprofesian, kajian, countdown.
5. Seputar info nitip madding ekstrakampus
a. Undagan, agenda proker, lomba
6. Jam sholat di dalam sekre
7. Tenda di smoking stone dan payungnya
8. Pembersihan sekre bagian dalam, dan alih fungsi workshop + SL (kewajiban ke HMS juga)
9. Informasi Intenal Hms + Visi Bp
10. 6 Mading Kecil, Etalase Organogram. Kasih Aja Visi, Etalase Ga Kepakai
Harapan terakhir sebenarnya ada pada ranah Eksekusi pada saat HMS beriman yang merupakan kepanjangan dari HMS Bersih — bersih dan makan. Gerakan selanjutnya adalah mengawal dan tinggal ngelihat dampaknya kedepan. Saran dan evaluasi akan dilanjutkan di tulisan selanjutnya. Untuk HMS yang lebih baik. 1,2,3 Ijo 3x
